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Courriels efficaces! émetteurs et récepteurs
Écrit pour: redactia.com, par: Laurence Picot | Catégorie: Pub imprimé et rédaction | Date: 13 et 14-01-2016
PARTIE 1 / Récepteurs
Vous êtes inondés de courriels?
Conseils : Augmentez (raisonnablement et selon le contexte) vos délais de réponses. Moins de spontanéité, moins d’émotion et plus de réflexion seront bénéfiques à l’efficacité de vos échanges. Mais en habituant vos correspondants à une haute réactivité, vous les rendez exigeants à obtenir des réponses rapides; vous tendez aussi vers une communication de plus en plus spontanée, donc à risques : messages inutiles? digressions? Etc. Le courriel n’est pas un chat (clavardage). Si le sujet requiert une forte interactivité, préférez la réunion, la vidéoconférence ou le téléphone.
L’arrivée incessante de courriels vous déconcentre… mais vous ne voulez rien « louper »?
Conseil : Laissez votre messagerie ouverte, mais décidez quand lire vos messages.
Désactivez simplement la notification en temps réel d’arrivée d’un nouveau message (dans Outlook : Fichier / Options / courrier / décochez toutes les options de notification). Vous ne serez plus interrompu. Vous ne céderez plus à la curiosité.
PARTIE 2 / Émetteurs de courriels
Vos courriels restent sans réponse (vous n’obtenez pas ce que vous attendiez)? Vous ne recevez que des réponses partielles (il faut relancer par un autre courriel ou par téléphone) ou inadéquates (votre demande a été mal comprise)?
Ce n’est pas toujours la faute du destinataire!
► Aviez-vous une idée claire de ce que vous attendiez?
Êtes-vous capable de verbaliser votre attente? Plus ou moins? Si votre attente n’est pas tout à fait claire pour vous, elle le sera encore moins pour le destinataire! Attente confuse, réponse confuse.
► Le titre (l’objet) de votre courriel incite-t-il à la lecture?
Soyez conscient que votre courriel est en concurrence directe avec TOUS les autres courriels de la boîte de réception de votre destinataire!
Conseil : bannissez les titres vagues « Demande d’information » / « Offre promotionnelle » / « Réunion du 4 février ».
► Optez-vous pour un « style télégraphique » (impersonnel, lapidaire), au risque d’agacer votre lecteur?
Ou plutôt pour un style littéraire (tournures lourdes, abus de synonymes, demandes imprécises), au risque de perdre votre lecteur dans des longueurs? Confondez-vous précision (de votre demande, de vos délais, etc.) et courtoisie (ne pas heurter le lecteur, ne pas oser)?
Conseil : pour des courriels efficaces, ni trop secs, ni trop verbeux, rappelez-vous les 3 C : Courtoisie, Concision, Clarté!
► Rappelez-vous enfin que, comme tous les autres écrits professionnels (offres, documentations techniques, parutions web, etc.), les courriels véhiculent votre image professionnelle.
Nous passons beaucoup de temps chaque jour sur les courriels. Ce sujet mérite réflexion et formation pour rédiger des courriels efficaces : lus, suivis d’effets, tournés vers l’action et la décision.
Vous allez mettre en œuvre les conseils ci-dessus? Donnez-m’en des nouvelles!
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